SISTEM INFORMASI MANAJEMEN MATERIAL

Sistem Informasi

1.         Pendahuluan

Semua kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan memerlukan informasi. Demikian pula sebaliknya, semua kegiatan menghasilkan informasi, baik yang berguna bagi perusahaan yang melaksanakan kegiatan tersebut maupun bagi perusahaan lain diluar perusahaan yang bersangkutan, oleh sebab informasi berguna untuk semua macam dan bentuk kegiatan dalam perusahaan.

Apabila sistem informasi manajemen dirancang dan dilaksanakan dengan baik, maka akan banyak manfaat yang bisa diperoleh manajemen perusahaan, yaitu mempermudah manajemen dan membantu serta menunjang proses pengambilan keputusan manajemen. Karena sistem informasi menyediakan informasi bagi manajemen perusahaan dimana sistem informasi manajemen tersebut dilaksanakan.

Sebagai masukan dalam proses pengambilan keputusan informasi memegang peranan penting. Pentingnya peranan informasi bagi pemimpin adalah untuk mengambil keputusan sebagai dasar tindakan di masa mendatang. Suatu keputusan yang dihasilkan dengan tidak berdasarkan pada penggunaan informasi yang tepat akan berakibat pada pengambilan keputusan yang cukup fatal dan tidak dapat dipergunakan untuk mencapai tujuan.

Manajemen menggunakan informasi untuk dua tujuan yaitu perencanaan dan pengawasan. Perencanaan terjadi sebelum pelaksanaan aktivitas organisasi. Tujuan yang ditentukan oleh proses perencanaan harus dicapai dengan aktivitas itu. Meskipun perencanaan meliputi semua tingkat organisasi, tetapi kebanyakan terjadi pada tingkat keputusan strategis dan taktis.

Perencanaan banyak bergantung pada peramalan dan dan informasi dari luar. Pengendalian merupakan hal mebandingkan hasil aktual dengan rencana yang ditentukan pada proses perencanaan. Demikian pentingnya peranan sistem informasi manajemen dalam usaha pencapaian tujuan, sehingga jelaslah bahwa penggunaan dari sistem informasi manajemennya harus dikaitkan dengan usaha-usaha modernisasi, sedang proses modernisasi hanya dapat terjadi bila ditarik manfaatnya dari kemajuan yang telah dicapai dalam bidang ilmu pengetahuan dan teknologi.

2.         Pengertian Sistem Informasi

2.1. Konsep Dasar Sistem

Suatu sistem pada dasarnya adalah sekolompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang  lain,  yang  berfungsi  bersama­sama  untuk  mencapai  tujuan  tertentu. Secara  sederhana, suatu sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variabel yang terorganisir, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain, dan terpadu.

Dari defenisi ini dapat dirinci lebih lanjut pengertian sistem secara umum, yaitu :

1.     Setiap sistem terdiri dari unsur­unsur

2.     Unsur­unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang bersangkutan.

3.     Unsur sistem tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem.

4.     Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar.

2.2.  Konsep Dasar Informasi

Secara umum informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian­kejadian yang nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan. Informasi merupakan data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau diinterpretasi untuk digunakan dalam proses pengabilan keputusan.

Kualitas dari suatu informasi tergantung dari tiga hal : 

1. Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bisa meyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai ke penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan (noise) yang dapat merubah atau merusak informasi tersebut.

2. Tepat pada waktunya, berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi. Karena informasi merupakan landasan di dalam pengambilan keputusan. Bila pengambilan keputusan terlambat, maka dapat berakibat fatal untuk organisasi. Dewasa ini mahalnya nilai informasi disebabkan harus cepatnya informasi tersebut didapat, sehingga diperlukan teknologi-teknologi mutakhir untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimkannya.

3. Relevan, berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakaiannya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda. Misalnya informasi mengenai sebab musabab kerusakan mesin produksi kepada akuntan perusahaan adalah kurang relevan dan akan lebih relevan bila ditujukan kepada ahli teknik perusahaan.

Nilai suatu informasi ditentukan dari :

Ø  Kemudahan dalam memperoleh (easiness)

Ø  Sifat keluasan dan kelengkapan (comprehensibility)

Ø  Ketelitian (accuracy)

Ø  Kecocokan dengan usesrs (relevance)

Ø  Ketepatan waktu

Ø  Kejelasan (clarity)

Ø  Fleksibilitas/ keluwesan (flexibility)

Ø  Dapat dibuktikan

Ø  Tidak ada prasangka (without prejudice)

Ø  Dapat diukur (measureable)

2.3.    Konsep Dasar Sistem Informasi

Sistem informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat  menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan.

Sistem informasi dalam suatu organisasi dapat dikatakan sebagai suatu sistem yang menyediakan informasi bagi semua tingkatan dalam organisasi tersebut kapan saja diperlukan. Sistem ini menyimpan, mengambil, mengubah, mengolah dan mengkomunikasikan informasi yang diterima dengan menggunakan sistem informasi atau peralatan sistem lainnya.

Menurut John F. Nash (1995:8) yang diterjemahkan oleh La Midjan dan Azhar Susanto, menyatakan bahwa Sistem Informasi adalah : Sistem Informasi adalah kombinasi dari manusia, fasilitas atau alat teknologi, media, prosedur dan pengendalian yang bermaksud   menata   jaringan   komunikasi   yang   penting, proses atas transaksi-transaksi tertentu dan rutin, membantu manajemen dan pemakai intern dan ekstern dan menyediakan dasar pengambilan keputusan yang tepat.

Sedangkan  menurut  Henry  Lucas  (1988:35)  yang diterjemahkan oleh Jugianto H.M, menyatakan bahwa sistem Informasi adalah : Sistem  Informasi  adalah  suatu  kegiatan  dari  prosedur-prosedur yang diorganisasikan, bilamana dieksekusi akan menyediakan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan pengendalian di dalam organisasi.

Menurut John F.Nash dan Martil B.Robert (1988:35) yang diterjemahkan oleh Jugianto H.M, menyatakan bahwa ; Sistem   Informasi   adalah   kombinasi   dari   orang-orang, fasilitas,     teknologi,     media,     prosedur-prosedur     dan pengendalian  yang  ditujukan  untuk  mendapatkan  jalur komunikasi pentingm, memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal kepada manajemen yang lainnya terhadap kejadian-kejadian internal.

Gambar 1. Proses Data Menjadi Informasi Sumber Azhar Susanto (2003:7)

Tujuan Sistem Informasi :

1.         Menyediakan     informasi     untuk     membantu     pengambilan keputusan manajemen

2.         Membantu petugas didalam melaksanakan operasi perusahaan dari hari ke hari

3.         Menyediakan informasi yang layak untuk pemakai pihak luar perusahaan.

Dari ketiga pengertian sitem informasi diatas, maka dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi menyediakan informasi untuk membantu pengambilan keputusan manajemen, operasi perusahaan dari hari ke hari dan informasi yang layak untuk pihak luar perusahaan.

Selain  itu  pengertian  sistem  informasi  menurut  Rommey (1997:16)  yang  dialihbahasakan  oleh  Krismiaji  (2002;  12)  adalah sebagai berikut ; Sistem Informasi adalah cara-cara yang diorganisasi untuk mengumpulakn, memasukkan, mengolah, dan menyimpan data  dan  cara-cara  yang  diorganisasi  untuk  menyimpan, mengelola, mengendalikan dan melaporkan informasi sedemikian  rupa  sehingga  sebuah  organisasi  dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

3.         Sistem sinformasi Fungsi Pembelian

Prosedur pembelian pada kenyataannya  adalah untuk memproses input informasi dari luar fungsi pembelian dan untuk menghasilkan output dari informasi yang diperlukan oleh fungsi-fungsi lain dan lembaga di luar fungsi pembelian. Beberapa fungsi bisnis memiliki hubungan yang luas antara perusahaan dan lingkungan luar dengan baik, sebagai fungsi operasi pembelian.

3.1 Aliran Sistem Informasi Pembelian

Setiap aktivitas fungsional dalam perusahaan menghasilkan informasi dan/ atau memerlukan informasi dari sistem pembelian. Seperti pada diagram aliaran informasi pembelian di bawah ini  menjelaskan bahwa informasi dikirim ke perincian pembelian dalam 2 kategori besar :

Gambar 2. Aliran Informasi pada sistem pembelian

1.    Pernyataan atas kebutuhan material dan pelayanan diperoleh dari dalam perusahaan

2.    Permintaan untuk informasi yang tersedia dalam pembelian atau yang dapat diperoleh dari luar perusahaan

Deskripsi laporan tingkatan aliran informasi dalam gambar di atas.

Perencanaan ( Planning)  fungsi penyediaan pembelian dengan informasi penting di dalam memperoleh permintaan perusahaan di masa depan dalam jangka lama untuk fasilitas, material dan pelayanan dari luar. Kecakapan perencanaan adalah kegunaan spseal dalam menyiapkan keperluan konstruksi masa depan dan bahan baku material dalam mengecilkan atau mengurangi pasokan.

Ramalan Penjualan (Sales Forecasting) Pengembangan peramalan penjualan yang baik adalah salah satu alat yang paling sangat membantu untuk pembelian dalam strategi perencanaan. Operasi bisnis biasanya mencapai derajad terbesar  dengan efesiensi operasi ketika adanya perencaaan sistemastis dari perolehan yang rapi dan penjadwalan dari permintaan kebutuhan. Ketika pembelian memiliki pemberitahuan terdahulu yang cukup dari macam-macam material yang diperlukan dan mendekati kuantitas, ini dalam posisi baik untuk memperoleh keseimbangan optimum antara kondisi pasar dan kebutuhan perusahaan.

Penganggaran dan Kontrol keuangan (Budgeting and financial Control. ) . Keterangan yang disediakan oleh fungsi penganggaran membantu dalam mengkoodinir informasi dari perencanaan dan peramalan penjualan dan membawa fokus setiap batasan yang dibuat oleh fungsi pengontrolan keuangan. Batasan yang demikian mungkin berlaku untuk biaya operasi sistem pembelian seperi halnya pada kemungkinan selain dari pembelian seperti yang diperlukan oleh kebijakan inventarisir.

Akuntansi (Accounting). Informasi fungsi akuntansi persediaan barang pada pembayaran ke penyalur, biaya pembahasan untuk pembuatan atau desisi pembelian, dan perbandingan dengan pembelanjaan nyata untuk anggaran.

Kesahan (Legal) . Sejak fungsi pembelian adalah aktivitas utama memberi komitmen kontrak perusahaan untuk jasa material dan dan pelayanan luar, fungsi pengesahan menyediakan yang  berhubungan dengan kontrak dan prosedur-prosedur. 

Rancang-bangun (Engineering).  Tanggungjawab dasar dari rancang-bangun (engineering) adalah untuk menyediakan informasi pada setiap jenis dari material yang diperlukan dan spesifikasi dari kualitas yang dibutuhkan. Kebenaran yang diketahui dari pembelian untuk spesifikasi yang menantang biasanya meningkatkan keefektifan operasi dari fungsinya demi kepentingan perusahaan.

Produksi dan kontrol produksi (Production and production control) . Fungsi produksi lebih sering menyediakan informasi kualitas material yang dibutuhkan.. Kontrol produksi dan fungsi penjadwalan menyediakan informasi pada bahan apa yang diperlukan dan dalam kuantitas untuk jangka waktu tertentu yang diperlukan oleh satu siklus produksi. Dengan susunan yang baik, informasi yang demikian menyediakan satu alat yang berguna dalam operasi perencanaan pembelian.

Pengendalian persediaan (Inventory control).. Fungsi ini menyediakan informasi  dasar pada apa yang diperlukan untuk dibeli atau diorder dalam kapanpun waktu waktu yang diberikan. Penggunaan ekonomi dengan kuantitas order akan ditentukan oleh kebijakan inventaris barang yang mengurus investasi di barang inventaris di setiap periode. Dan kebijakan inventarisir mungkin dipengaruhi oleh sumber daya keuangan dari perusahaan, rencana masa depan, kondisi pasar saat ini, dan waktu proses pada pembelian dari material.

Gugus kendali mutu dan penerimaan (Quality control and receiving. ) . Kedua fungsi ini menyediakan informasi yang menentukan jika penyalur telah melengkapi material dari kualitas dan kuantitas yang ditetapkan. Informasi  demikian  penting untuk kinerja sesuai dari fungsi pembelian.

Produk Baru (New products) Pengembangan produk baru untuk kesuksesan dari perusahaan memiliki peningkatan sangat besar pada tiap tahun. Kecuali jika informasi tentang pengembangan produk baru menjangkau pembelian pada permulaan dari proyek, kontribusi penuh memungkinan dari pembelian dapat direalisasikan

3.2 Aliran Informasi Eksternal untuk Pembelian

            Efesiensi operasi bagian pembelian adalah salah satu kontak utama perusahaan  dengan dunia eksternal dan seperti salah satu titik untuk satu aliran sumber bentuk informasi di luar perusahaan. Banyaknya informasi ini penting untuk operasi dari perusahaan. Gambar.3 menunjukkan sifat alami informasi. Penjelasan ringkas dari masing-masing banyaknya jenis informasi  berasal dari sumber eksternal di bawah ini: 

Kondisi Pasar umum (General Market Conditions). Eksekutif pembelian yang Kompeten dan pembeli menjadi spesialis pada pasar umum dan kondisi bisnis. Orang-orang pelayan toko penyalur, publikasi pembelian perdagangan, berbagai publikasi Anggaran Dasar nasional manajemen pembelian dan jasa, dan rapat Anggaran Dasar Pembelian lokal dan publikasi menyediakan satu aliran informasi yang tetap tentang harga, persediaan dan faktor pendukung, dan kegiatan kompetitor. 

Sumber Persediaan Barang (Sources of Supply) . Orang-orang pelayan toko penyalur, mengiklankan melalui media dari semua jenis, promosi istimewa, tunjukkan dialam pameran perdagangan dan konvensi, dan kerdit dan laporan keuangan menyediakan informasi yang dimulai oleh penjual dan diarahkan pada pelanggan dan potensi pelanggan.

Kapasitas penyalur, nilai produksi penyalur, dan kondisi Kerja keras pada pabrik penyalur dan industri.  Aliran informasi pada faktor ini sangat penting pada penentuan kebijakan inventaris barang keberlangsungan persedian dan produksi.

Gambar 3. Aliran informasi external dalam pembelian

Harga dan Diskon, bea cukai, Penjualan dan Penggunaan Pajak . Informasi dari harga secara alami mempengaruhi efektivitas fungsi dari pembelian. Banyaknya informasi harga diperoleh secara langsung dari mewakili penyalur atau orang-orang pelayan toko yang berpotensi sebagai penyalur. Jasa dari konsultan mengkhususkan pada kecenderungan ekonomi yang sedang tren dengan frekuensi tertentu yang berguna pada kecendrungan penentuan harga, terutama dari barang penjualan. Kedua pembayaran pajak dan bidang bea cukai dengan cepat dapat berubah, sehingga memerlukan pengawasan yang berkelanjutan.

Availabilitas Transportasi dan Tarif . Jenis, availabilitas, dan tarif dari jasa transportasi telah memiliki peningkatan yang penting dalam  menghubungkan ongkos material pada tiap tahunnya. Masalah yang terlibat dalam transportasi adalah tanggungjawab langsung dari departemen lalu lintas dan bukan titik kritis. Ini menunjukkan bagaimana informasi adalah penting  dalam mempengaruhi biaya material yang digunakan oleh pembelian.

Produk Baru dan Informasi Produk . Penekanan yang baik pada penciptaan produk baru telah menempatkan satu beban berat pada fungsi pembelian. Pembelian harus memproses informasi tentang produk diperoleh dari luar sedemikian rupa  berfungsi untuk disesuaikan pada perusahaan yang akan disiagakan informasi produk apapun, dimana ini bida baru atau lama, yang dapat berguna pada efektivitas peningkatan, mengurangi biaya, atau membantu perkembangan produk baru untuk perusahaan.

Aliran Informasi Internal dari Pembelian kepada Organisasi Ada sangat sedikit fungsi dari satu bisnis yang tidak dikaitkan ke beberapa derajat informasi yang mengalir atau dapat dihasilkan dari pembelian. Gambar.4 diagram utama jenis informasi yang mengalir dari pembelian ke organisasi:

Manajemen umum. Pembelian personal memiliki kontak harian dengan suatu spektrum dari pasar, dan kalau berkualitas dengan baik oleh Pendidikan, kemampuan, dan pengalaman berada di dalam posisi yang menguntungkan untuk mengumpulkan tentang arus kondisi pasar dan bisnis. Data ini, ketika keterkaitan harga  dalam operasi dari perusahaan.

Gambar.4 jenis informasi yang mengalir dari pembelian ke organisasi

Rancang-bangun (Engineering). Fungsi rancang-bangun memerlukan banyak informasi dari lahan pemasaran. Sementara dalam keadaan itu teknisi yang memberi garansi dengan membuat kontak langsung mereka sendiri dengan penyalur agar memperoleh produk dan / atau informasi harga orderan atau tempat, keadaan sedemikian yang diharapkan. Spesialis pembelian yang berkompeten dapat menyediakan jasa lebih efektif dengan semakin baik mencari sumber dan negosiasi dari harga yang murah maka teknisi mampu secara khusus mempunyai kaitan dengan dan merekayasa keahlian khusus.

Pengembangan produk. Departement pengembangan produk, sedikit banyaknya mempengaruhi bagian enginering atau fungsi pemsaran, informasi dari keuntungan material yang baru dan informasi harga  yang mana fungsi pembelian dapat menyediakan dari keterhubungan dengan pasar. Pembelian berfungsi mengenali kewajiban untuk memaksimalkan aliran informasi untuk pelaksanaan aktivitas produk dan jasa yang berharga.

Pemasaran . Bagian pembelian adalah satu sasaran untuk rencana penjualan dan promosi dari banyak penyalur berbeda dari beberapa industri. Pembelian perorangn yang cepat seringkali dapat menyediakan informasi pada jenis baru barang jualan yang mana memiliki nilai untuk fungsi pemasaran dari perusahaan mereka sendiri.

Produksi. Fungsi produksi bergantung kepada informasi pembelian untuk material, availabilitas bahan, waktu proses pengiriman bahan, substitusi bahan, dan bantuan di sumber penempatan dari barang persediaan untuk alat-alat perlengkapan produksi. Produksi juga dapat dibantu oleh pembelian dengan pemeliharaan informasi, reparasi, dan operasi jenis barang persediaan.

Kesahan (Legal). Departemen pembelian melengkapi departemen legalitas dengan informasi yang penuh tentang yang dibutuhkan untuk menggambakan kontrak bagi seluruh jenis pembelian di bawah perjanjian kontrak, pengaturan pembelian tanpa saham, dan panjangnya jangka waktu kesepakatan.

Pendanaan dan Akuntansi . Pembelian berada di dalam satu posisi untuk menyediakan pendanaan dan fungsi akuntansi dengan dasar informasi untuk menganggar pembangunan dan administrasi dan kebutuhan kas yang ditentukan. Bahan dan biaya angkutan dan kecenderungan dalam biaya, diperlukan untuk memajukan pembelian karena akibatnya memungkin kekurangan permintaan lebih besar, atau kekurangan diantisipasi dari barang persediaan seperti terjadi selama satu benturan dari banyak jenis informasi pembelian yang menyediakan bantuan dalam operasi perencanaan keuangan.

Informasi Penyimpanan . informasi dari kebijakan inventaris barang untuk departemen penyimpanan adalah bergantung pada informasi yang terhubung dengan waktu proses dan availabilitas dari material, kecenderungan harga, dan material terganti. Departemen pembelian adalah sumber terbaik dari setiap informasi.

4. Aplikasi Sistem Informasi di Fungsi-Fungsi Organisasi

4.1.    Sistem Informasi di Fungsi Organisasi 

Sistem informasi dapat diterapkan secara internal dan eksternal perusahaan. Secara eksternal, sistem informasi yang ada ditarik keluar menjangkau ke pelanggan. Secara internal, sistem informasi dapat diterapkan di dalam fungsi organisasi atau di tingkatan organisasi.

Sistem informasi fungsional dimaksudkan untuk menyediakan informasi kepada manajer fungsi. Misalnya sistem informasi pemasaran merupakan sistem informasi yang diterapkan di fungsi pemasaran untuk menyediakan informasi bagi manajer di fungsi pemasaran untuk semua tingkatan manajemen yaitu manajer bawah, menengah dan atas.

4.2.    Sistem Pengolahan Transaksi

Disebut sistem pengolahan transaksi karena sistem ini menangkap transaksi bisnis yang terjadi, mencatatnya di dokumen-dokumen dasar, memasukkannya ke dalam sitem informasi dan merekamnya ke basis data dan mengolahnya menjadi informasi  pencatatan nilai. Laporan yang berisi informasi pencatatan nilai digunakan oleh:

• Mereka yang terlibat di transaksinya (misal: pelanggan yang menerima faktur karena pemesanan barang)
• Manajer level bawah yang menggunakan informasi ini untuk pengendalian operasi (misal: mandor untuk mengontrol karyawan yang tidak masuk)
• Stakeholder yang meminta pertanggungjawaban manajer (misal: shareholder, kreditor)

4.3.       Sistem Informasi Fungsional

Sistem informasi di fungsi organisasi yang memanfaatkan basis data SPT untuk pelaporan2 manajemen ini disebut dengan sistem informasi fungsional atau sistem informasi bisnis, yang dapat terdiri dari sistem informasi akuntansi (SIMAK atau SIA), sistem keuangan (SIMKEU), sistem informasi pemasaran (SIMPEM), sistem informasi produksi (SIMPRO) dan sistem informasi sumber daya manusia (SIMSDM).

Sistem Informasi Akuntansi (SIMAK atau SIA) adalah sistem informasi yang merekam dan melaporkan transaksi bisnis, aliran dana dalam organisasi, dan menghasilkan laporan keuangan.

Sistem Informasi Pemasaran (SIMPEM) adalah sistem informasi yang mendukung perencanaan, kontrol, dan pemrosesan transaksi yang dibutuhkan untuk penyelesaian aktivitas pemasaran seperti manajemen penjualan, advertising, dan promosi.

Sistem Informasi pemanufakturan atau sistem informasi produksi (SIMPRO) adalah sistem informasi yang mendukung perencanaan, kontol, dan penyelesaian proses manufaktur.

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SIMSDM) adalah sistem informasi yang mendukung aktivitas manajemen seperti perekrutan, seleksi, dan penerimaan, penempatan dan pemilaian peforma, dan pelatihan dan pengembangan.

Sistem Informasi Keuangan (SIMKEU) adalah sistem informasi yang mendukung manajer keuangan dalam mengatur keuangan bisnis serta alokasi dan kontrol terhadap sumber daya keuangan.

4.4 . Sistem Informasi Akuntansi

Sistem Informasi Akuntansi adalah sistem informasi yang merubah data transaksi bisnis menjadi informasi keuangan yang berguna bagi pemakainya. Melalui informasi yang dihasilkan, sistem informasi akuntansi mempunyai 3 tujuan utama (Wilkinson, 2000):

Ø Untuk mendukung operasi sehari-hari

Mempunyai SPT yang mengolah data transaksi menjadi informasi yang berguna untuk melakukan kegiatan2 operasi sehari2. Pemakainya adalah karyawan yang menerima cek pembayaran, supervisor yang memeriksa oenjualan tiap harinya, pelanggan yang menerima faktur, dll.

Ø Mendukung pengambilan keputusan manajemen

Selain untuk pengambilan keputusan, informasi SIA bisa digunakan untuk melihat penyimpangan yang terjadi antara yang dibudjetkan dengan nilai realisasi yang dilaporkan oleh sistem informasi akuntansi.

Ø Untuk memenuhi kewajiban yang berhubungan dengan pertanggung-jawaban

Informasi akuntansi yang dibutuhkan oleh stakeholder adalah informasi tentang laporan keuangan yang terdiri dari neraca, laporan laba-rugi, dan laporan arus kas. Sistem informasi akuntansi mempunyai beberapa sistem-sistem bagian yang berupa siklus akuntansi, yaitu:

• Siklus pendapatan, yang menunjukkan prosedur akuntansi dari sumber data sampai ke proses pencatatan atau pengolahan akuntansinya.
• Siklus pengeluaran kas, yang merupakan prosedur pengeluaran kas dari proses pembelian sampai ke proses pembayarannya.
• Siklus konversi, yang merupakan siklus produksi dari bahan mentah sampai ke barang jadi.
• Siklus manajemen sumber daya manusia, yang melibatkan prosedur penggajian.
• Siklus buku besar dan pelaporan keuangan, yang berupa prosedur pencatatan atau perekaman ke jurnal dan buku besar dan pencetakan laporan2 keuangan yang datanya diambilkan dari file buku besar.

4.5      Sistem Informasi Pemasaran.

Sistem informasi yang diterapkan di fungsi pemasaran. SIMPEM mempunyai 6 komponen yang sama dengan sistem informasi secara umum yaitu komponen-komponen input, model, output, basis data, teknologi dan kontrol.

4.5.1. Komponen Output Pemasaran

5 komponen informasi umumnya dibutuhkan oleh manajemen di fungsi pemasaran yang dikenal dengan istilah 4P dan 1 Integration Mix yaitu:

• Product (Produk) berhubungan dengan informasi tentang produk yang dijual oleh perusahaan sekaligus produk-produk pesaing dan produk masa depan.
• Place (Tempat) berhubungan dengan informasi tentang jaringan distribusi pemasarannya.
• Promotion (Promosi) berhubungan kegiatan pengiklanan produk.
• Price (Harga) merupakan informasi yang berguna bagi manajer untuk menentukan dan menganalisis harga dari produk.
• Integration Mix (Gabungan integrasi) berguna bagi manajer untuk membuat strategi yang menggabungkan keempat aspek pemasaran tersebut.

4.5.2. Komponen Model Pemasaran

Model di sistem informasi pemasaran banyak digunakan untuk menghasilkan laporan untuk keperluan anggaran operasi, strategi penentuan harga produk, evaluasi produk baru, dll.

4.5.3. Komponen Basis Data Pemasaran

Basis data pemasaran dibutuhkan untuk menghasilkan informasi2 yang dibutuhkan oleh semua manajer pemasaran. Basis data ini terdiri dari data riset pemasaran, data eksternal pemasaran dan data keuangan pemasaran.

4.5.4. Komponen Input Pemasaran

Dari data sistem informasi pemasaran diperoleh dari 2 sumber, yaitu sumber internal dan eksternal. Sumber data pemasaran eksternal disebut dengan marketingintelligent data, yang berhubungan dengan data pesaing, industri, aturan2 pemerintah.Sumber data internal dapat terdiri dari 2 bagian, yaitu data keuangan dan non-keuangan. Data keuangan sudah disimpan di basis data akuntansi dalam sistem TPS dan tidak perlu dikumpulkan lagi oleh sistem informasi pemasaran. Data pemasaran non-keuangan dapat diperoleh melalui riset pemasaran.

4.5.5. Pemakai Informasi Sistem Informasi Pemasaran

Pemakai informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi pemasaran adalah manajer yang berada di dalam fungsi pemasaran.

4.6 Sistem Informasi Produksi

Sistem produksi terdiri dari 2 macam yaitu sistem produksi fisik dan sistem informasinya. Sistem produksi fisik merupakan sistem fisik untuk mengendalikan alat2 produksi yang disebut juga dengan sistem pengendalian produksi atau PCS (production control system). Berbeda dengan PCS, sistem informasi produksi mengjasilkan informasi kepada manajer di fungsi produksi.

4.6.1. Komponen Output Produksi

4 macam kelompok output dapat dihasilkan oleh sistem informasi produksi, yaitu:

• Informasi tentang proses produksi menunjukkan kejadian-kejadian selama proses produksi langsung. Contohnya pengerjaan ulang karena terjadi kesalahan proses, pemakaian bahan, pemakaian tenaga kerja, dll.
• Informasi tentang sediaan menunjukkan status dari bahan mentah, barang dalam proses dan sediaan jadi. Contohnya permintaan persediaan, penerimaan barang, sediaan awal, dll.
• Informasi tentang kualitas produk menunjukkan informasi yang berhubungan dengan penanganan kualitas selama proses produksi. Contohnya CAM, kontrol pengerjaan, kontrol kualitas.
• Informasi tentang biaya produksinya berhubungan dengan biaya yang dibutuhkan untuk memproduksi meliputi informasi tentang biaya pemakaian bahan mentah, biaya tenaga kerja langsung, biaya overhead, dll.

4.6.2. Komponen Model Produksi

Beberapa model digunakan di sistem informasi produksi seperti:

• Model matematis titik pemesanan kembali (reorder point) akan menghitung unit akhir minimum yang harus ada di sediaan yang menunjukkan kapan barang yang harus dipesan kembali.
• Model matematis pemesanan kuantitas ekonomis (economic order quantity) menunjukkan berapa unit harus dipesan supaya kombinasi biaya pemesanan dan biaya penyimpanan paling efisien.
• Model matematis perencanaan kebutuhan material (material requirements planning) digunakan untuk menunjukkan berapa banyak material harus disediakan untuk memproduksi sejumlah unit barang dan untuk merencanakan kebutuhan material supaya selama proses produksi tidak kekurangan material yang dibutuhkan karena sudah diperkirakan sebelumnya.

4.6.3. Komponen Basis Data Produksi

Basis data produksi ini dibentuk dari 3 sumber input yaitu data eksternal produksi, data internal riset produksi dan data internal keuangan produksi.

4.6.4. Komponen Input Produksi

Komponen input sistem informasi produksi juga terdiri dari 3 bagian, yaitu 2 bagian untuk mendapatkan data internal dan 1 bagian untuk mendapatkan data eksternal. Sumber data produksi eksternal disebut juga dengan production intelligent data yang berhubungan dengan data dari lingkungan luar seperti data pemasok, serikat pekerja dan pemerintah. Sumber data internal dapat terdiri dari 2 bagian, yaitu data keuangan dan data non-keuangan. Data keuangan dapat diambilkan dari basis data akuntansi. Data produksi non-keuangan dapat diperoleh melalui riset produksi.

4.6.5. Pemakaian Informasi Sistem Informasi Produksi

Pemakai informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi produksi adalah manajer yang berada di dalam fungsi produksi dan manajer lainnya yang berkaitan seperti manajer pemasaran, keuangan dan akuntansi.

4.7.   Sistem Informasi Sumber Daya Manusia.

Sistem informasi untuk mendukung kegiatan manajer di fungsi sumber daya manusia. Fungsi ini dulunya bernama fungsi atau departemen personalia. Sekarang diubah namanya menjadi fungsi sumber daya manusia untuk menunjukkan bahwa manusia di dalam organisasi adalah sumber daya ekonomis yang penting.

4.7.1. Komponen Output Sumber Daya Manusia

6 macam kelompok output dapat dihasilkan oleh sistem informasi sumber daya manusia, yaitu:

• Informasi tentang perencanaan tenaga kerja merupakan informasi yang dibutuhkan oleh manajer atas untuk merencanakan kebutuhan tenaga kerja dalam jangka pendek atau jangka panjang. Informasi ini meliputi informasi untuk analisis perputaran tenaga kerja, anggaran biaya tenaga kerja dan perencanaan tenaga kerja itu sendiri.
• Informasi tentang pengadaan tenaga kerja atau rekruitmen merupakan informasi yang dibutuhkan untuk pengadaan tenaga kerja secara eksternal maupun internal. Informasi ini diantaranya adalah informasi pasar tenaga kerja, penjadwalan wawancara, perekruitan dan analasis rekruitmen.
• Informasi tentang pengelolaan tenaga kerja merupakan informasi yang dibutuhkan untuk mengelola sumber daya manusia di dalam organisasi. Informasi2 ini meliputi informasi2 pelatihan, penilaian atau evaluasi kerja, evaluasi keahlian, dll.
• Informasi tentang kompensasi meliputi informasi tentang penggajian atau kompensasinya yang meliputi kehadiran dan jam kerja, perhitungan gaji dan bonus, analisis kompensasi dan perencanaan kompensasi.
• Informasi tentang benefit meliputi benefit yang diterima oleh karyawan. Benefit berbeda dengan kompensasi. Kompensasi lebih ke insentif yang dihubungkan dengan kinerja karyawannya, sedang benefit lebih ke manfaat tambahan yang diterima karyawan seperti dana pensiun.
• Informasi tentang lingkungan kerja yang berhubungan dengan keluhan2, kecelakaan selama kerja, kesehatan karyawan dan lingkungan kerjanya.

4.7.2. Komponen Model Sumber Daya Manusia

Beberapa model digunakan di sistem informasi sumber daya manusia seperti misalnya model matematis untuk menghitung gaji, menghitung bonus, menentukan kompensasi, menentukan besarnya benefit.

4.7.3. Komponen Basis Data Sumber Daya Manusia

File basis data sumber daya manusia dibentuk dari 3 sumber input, yaitu data eksternal sumber daya manusia, data internal riset sumber daya manusia, dan data internal keuangan sumber daya manusia.

4.7.4. Komponen Input Sumber Daya Manusia

Komponen input di sistem informasi sumber daya manusia juga terdiri dari 3 bagian, yaitu dua bagian untuk mendapatkan data internal dan 1 bagian untuk mendapatkan data eksternal. Sumber data eksternal disebut juga human resource intelligent data yang berhubungan dengan data dari lingkungan luar seperti data serikat pekerja, pemerintah, lulusan universitas dll. Sumber data internal dapat terdiri 2 bagian, yaitu data keuagan dan data non-keuangan. Data keuangan dapat diambilkan dari basis data akuntansi. Data sumber daya manusia non-keuangan dapat diperoleh melalui riset sumber daya manusia.

4.8.    Sistem Informasi Keuangan

Sistem Informasi Keuangan merupakan sistem informasi untuk mendukung kegiatan manajer di fungsi keuangan.

           4 .8.1.   Komponen Output Keuangan

7 macam kelompok output dapat dihasilkan oleh sistem informasi keuangan, yaitu:

• Informasi tentang forecast keuangan merupakan informasi tentang forecastneraca, laba rugi dan aliran kas untuk beberapa tahun ke depan.
• Informasi tentang modal kerja merupakan informasi tentang modal kebutuhan modal jangka pendek yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk melakukan aktivitas operasi sehari-harinya.
• Informasi tentang investasi menyangkut tentang kegiatan investasi keuangan yang dilakukan perusahaan.
• Informasi tentang pendanaan merupakan informasi tentang pendanaan jangka pendek dan jangka panjang.
• Informasi tentang budget keuangan digunakan untuk menganalisis dan merencakan budjet modal.
• Informasi tentang kinerja keuangan berguna untuk melihat kinerja keuangan perusahaan yang berguna untuk analisis profitabilitas, analisis likuiditas, analisis manajemen utang, dll.
• Informasi anggaran keuangan terdiri dari informasi pajak dan informasi yang digunakan untuk analisis varian, untuk pertanggung jawaban dari pusat pertanggung-jawaban, dll.

          4.8.  2.   Komponen Model Keuangan

Beberapa model digunakan di sistem informasi keuangan misalnya model matematis portofolio optimal untuk analisis investasi. Model net present value, payback period,dan internal rate of return digunakan untuk analisis capital budgeting.                                                   

4.8.  3.   Komponen Basis Data Keuangan

File basis data keuangan juga dibentuk dari 3 sumber input, yaitu data eksternal keuangan, data internal kebijakan keuangan dan data internal keuangan.

4.8      .4.   Komponen Input Keuangan

Komponen input di sistem informasi keuangan juga terdiri dari 3 bagian, yaitu 2 bagian untuk mendapatkan data internal dan 1 bagian untuk mendapatkan data eksternal. Sumber data keuangan eksternal disebut juga dengan financial intelligent data yang berhubungan dengan data dari lingkungan luar seperti data pemerintah, pasar modal, pasar uang, dll. Sumber data internal dapat terdiri dari 2 bagian, yaitu data kebijakan perusahaan dan data keuangan dari akuntansi.

4.9.    Enterprise Resource Planning

Enterprise Resource Planning adalah suatu perangkat lunak paket dengan aplikasi yang terintegrasi untuk digunakan secara luas di organisasi. Aplikasi ERP meliputi:

• Fungsi Akuntansi meliputi modul seperti buku besar, piutang dagang, hutang dagang, dll.
• Fungsi keuangan meliputi modul analisis portofolio, analisis resiko, analisis kredit, dll.
• Fungsi sumber daya manusia meliputi modul rekruitmen, penggajian, manajemen personil, dll
• Fungsi pemasaran meliputi manajemen relasi pelanggan, pemasukan order, pemrosesan order.
• Fungsi logistik meliputi perencanaan produksi, manajemen material, manajemen pabrik.

Perbedaan paket ERP dengan paket komersial lainnya adalah:

• Modul ERP terintegrasi lewat basis data yang umum.
• Modul ERP dirancang sesuai dengan proses bisnis yang mengikuti proses rantai nilai atau rantai penyediaan.

Manfaat ERP

6 benefit membeli paket ERP menurut Martin et al., 2002 :

3 benefit yang berhubungan dengan bisnis:

• Integrasi data yang menyebabkan akses data ke unit bisnis lain, fungsi lain, proses dan organisasi meningkat.
• Menyediakan cara lain untuk melakukan bisnis yaitu lewat rekayasa proses bisnis menuju ke orientasi proses dan pengurangan biaya proses bisnis.
• Menyediakan kemampuan global dengan menyediakan globalisasi lewat proses bisnis yang umum dan kelas dunia.

2 benefit yang berhubungan dengan teknologi informasi:

• Manfaat waktu yang lebih cepat, biaya yang relatif lebih murah dan kemampuan dari paket.
• Manfaat arsitektur teknologi informasi yang digunakan yang dapat menghemat biaya.

1 benefit yang berhubungan dengan bisnis dan teknologi informasi bersamaan adalah benefit fleksibelitas menggunakan client server system  yang mudah dikembangkan sesuai dengan pertumbuhan bisnis.

Martin et al. (2002) membagi 2 tujuan organisasi membeli paket ERO, yaitu:

• Untuk menerapkan aktivitas mata rantai, yaitu aktivitas mulai dari logistik bahan mentah, produksi, logistik bahan jadi, penjualan dan pemasaran dan jasa purna jual.
• Untuk mendukung aktivitas bisnis fungsional meliputi proses akuntansi, keuangan, sumber daya manusia dan fungsi lainnya.

Dari keenam benefit yang ada, Martin et al. (2002) memisahkan kembali ke dalam 2 tujuan organisasi membeli paket ERP:

• Integrasi data merupakan hal yang utama dicari pembeli paket ERP baik dengan tujuan aktivitas mata rantai atau aktivitas bisnis fungsional.
• Kemampuan global dinilai lebih tinggi untuk pembeli dengan tujuan aktivitas mata rantai dibandingkan dengan pembeli dengan tujuan mendukung aktivitas fungsional.
• Benefit yang berhubungan dengan teknologi informasi dan peralihan tahun 2000 dinilai lebih tinggi oleh pembeli dengan tujuan mendukung aktivitas fungsional dibandingkan oleh pembeli dengan tujua aktivitas mata rantai.

Kelemahan ERP:

• Implementasi ERP sangat sulit karena penerapannya yang terintegrasi dan organisasi harus merubah cara mereka berbisnis. Kesulitan penerapan ERP ditambah dengan adanya resistance to change dari personil yang terkena imbasnya akibat perubahan proses dari bisnis.
• Biaya implementasi ERP yang sangat mahal yang dapat sampai jutaan dolar.
• Organisasi hanya memikirkan manfaat yang besar dari penerapan ERP tetapi tidak mempersiapkan personilnya untuk berubah.
• Para personil yang tiba2 dibebani dengan tanggung-jawab yang lebih besar dengan kesiapan yang kurang baik mental maupun keahliannya.

Pemilihan Vendor

Beberapa penjual (vendor) dari ERP diantaranya adalah SAP, Baan, J.D. Edwards, Oracle dan PeopleSoft. Pemilihan vendor dari ERP cukup sulit dilakukan. Pemilihan sebuah vendor akan menjaga integritas data dan proses standard dan juga dapat menghindari pelemparan tanggung-jawab dari suatu vendor ke vendor lainnya.

Pemakaian beberapa vendor juga mempunyai benefit seperti menggabungkan modul terbaik yang dimiliki oleh masing-masing vendor dan kinerja satu vendor dapat dibandingkan dengan kinerja vendor lainya dan ketergantungan pada 1 vendor dapat dikurangi. Kelemahannya antara lain akan terjadi pelemparan tanggung-jawab dan integrasi data yang mungkin tidak dapat dilakukan jika masing-masing vendor menggunakan basis data yang berbeda.

4.10.     SAP

Perusahaan SAP (Systemanalyse und Programmentwicklung) didirikan pada tahun 1972 oleh 5 orang mantan karyawan IBM di Mannheim, Jerman. Selanjutnya perusahaan SAP berganti nama menjadi Systeme, Anwendungen, Produkte in der Datenverarbeitung (System, Applications and Product in Data Processing) kantor pusatnya di Walldorf, Jerman. Pemakai SAP diantaranya adalah perusahaan kimia Dow Chemical Company dan E.I. du Pont de Nemours & Company, perusahaan minyak Chevron Corporation dan Exxon Corporation, perusahaan computer Apple Computer, IBM dan Intel.

Produk2 SAP

Produk pertama SAP adalah aplikasi SAP R/2 yang dikeluarkan tahun 1979. Aplikasi SAP R/2 dijalankan di computer mainframe. R/2 berarti two-tiers, yaitu menggunakan 2 tingkatan dengan tingkatan pertama adalah dumb terminal dan tingkatan kedua adalahmainframe dengan basis datanya.

Pada tahun 1987, SAP mengembangkan produk SAP R/3. SAP R/3 dibuat dengan menggunakan bahasa generasi keempat yaitu ABAP/4. Produk ini dianggap sebagai paket terunggul di kategori ERP yaitu kemampuannya untuk mengatasi bahasa dan mata uang berbeda jika digunakan secara global. Aplikasi SAP R/3 dijalankan di client server system. R/3 berarti ­three tiers, yaitu menggunakan 3 tingkatan dengan tingkatan pertama adalah clientatau intelligent terminal di client server system, tingkatan kedua adalah application servertempat program2 aplikasinya dan tingkatan ketiga adalah database server tempat basis datanya.

Pada tahun 1999, SAP meluncurkan mySAP.com yaitu versi SAP R/3 yang digunakan secara komprehensif dengan aplikasi internet dengan menambahkan aplikasi e-business, termasuk customer relationship management (CRM) dan supply chain management (SCM). Termasuk di dalamnya  adalah modul Workplace yang memungkinkan karyawan di perusahaan dapat mengakses informasi perusahaannya, jasa2 yang ditawarkan dan program2 aplikasi untuk dijalankan lewat internet dan modul Marketplace yang menyediakan akses internet ke komunitas perdagangan online. Penjualan SAP pada tahun 2000 mencapai sebesar 45billion. Di awal tahun 2001, SAP memiliki 21.500 karyawan di hamper 50 negara dengan lebih dari 10.000 terinstalasi.

Modul2 SAP

SAP membagi mySAP.com menjadi 7 area aplikasi, yaitu:

• Manajemen rantai penyediaan
• Manajemen siklus hidup produk
• Manajemen capital sumber daya manusia
• Keuangan
• Inteligensi bisnis
• Manajemen relasi langganan
• Electronic commerce

Kekuatan dari SAP adalah terletak pada aplikasinya yang berbasis pada rantai nilai atau rantai penyediaan.